紅石展覽根據多年布展施工經(jīng)驗,引入項目管理思維進(jìn)行整體項目的推進(jìn)管理。把整個(gè)項目執行關(guān)節分解成不同的工作流程。
工作流程分解是項目風(fēng)險識別與分析的基礎和前提條件。會(huì )展展臺搭建的工作流程包括展會(huì )業(yè)務(wù)洽談、展會(huì )圖紙設計、展會(huì )圖紙加工、展會(huì )預制件運輸、展會(huì )搭建過(guò)程、展會(huì )運作與展會(huì )結束。具體工作流程如下:
1)項目經(jīng)理與客戶(hù)洽談
該階段為項目的初始階段,主要工作內容包括明確客戶(hù)的需求,給客戶(hù)專(zhuān)業(yè)的建議;了解競爭對手,包括談判進(jìn)度、優(yōu)惠條件、優(yōu)勢與劣勢、了解項目實(shí)施環(huán)境要求等。
2)展臺圖紙設計
圖紙設計是施工的基礎,也是整個(gè)項目的基礎,因此極為重要。主要工作內容包括:客戶(hù)和第三方要求對圖紙的確認,圖紙按工種、結構、材料、尺寸及顏色等進(jìn)行分解。
設計圖紙要注意第三方要求,和客戶(hù)洽談過(guò)程中,一定要仔細閱讀客戶(hù)收到主辦單位的參展須知或手冊。一般在手冊中有規定設計要求、材料使用要求、場(chǎng)館服務(wù)細則、相關(guān)單位的申報等。主辦單位一般會(huì )規定 展臺搭建高度,結構要求;消防一般會(huì )規定材料使用要求;場(chǎng)館一般提供的服務(wù)是水、電、壓縮氣體、高空吊點(diǎn)、網(wǎng)絡(luò )等都需要提前按照要求預定。
3)展臺道具加工
主要工作有:向工廠(chǎng)下單并且逐一確認圖紙中的各工種施工內容及要點(diǎn),例如:顏色、品牌、產(chǎn)品規格等;監管施工公差、質(zhì)量和進(jìn)度,即使的向客戶(hù)回饋加工中遇到的問(wèn)題,復雜工藝預演試搭建,邀請客戶(hù)在現場(chǎng)進(jìn)行確認。
4)展臺預制件運輸
主要工作有:因為大型站臺是在工廠(chǎng)制造現場(chǎng)組裝搭建,預制件就必須考慮運輸、裝卸、進(jìn)場(chǎng)等因素。除了防止在運輸途中有磕碰損壞外,最容易忽略的就是預制件尺寸做的太大,進(jìn)不了場(chǎng)館的門(mén)、上不了貨梯等,預先測量進(jìn)館上貨路線(xiàn)非常重要。決定采用哪種運輸方式,考慮運輸時(shí)間,考慮運輸合作單位的能力,確保準時(shí)到達。預制件運輸的質(zhì)量直接關(guān)系到展臺搭建的進(jìn)度與質(zhì)量。
展覽會(huì )搭建是全國乃至全世界范圍,運輸的風(fēng)險也是不可輕視。展覽搭建的預制件不適合太長(cháng)時(shí)間的運輸,時(shí)間越長(cháng)準時(shí)到達的可能性就越小。如果預先找好當地的合作伙伴,需要先考察判斷合作單位的實(shí)力??梢苑职徊糠诛L(fēng)險低的給對方加工,主要不見(jiàn)提前運到合作單位,以保證可以準時(shí)進(jìn)場(chǎng)施工。
5)展臺搭建過(guò)程
該階段的主要工作有:制定搭建進(jìn)度安排,現場(chǎng)管理,確保按進(jìn)度完成;了解施工人員的熟練成都,合理安排工作量;明確施工所在地的相關(guān)規定,合法合規施工。
進(jìn)場(chǎng)搭建后每天要按小時(shí)安排施工計劃,安裝施工的人員要及時(shí)調配,時(shí)間不夠的話(huà)要提前判斷,向展館方提出付費加班申請。除此外還有出國展覽的當地法規規定,通關(guān)的搭建材料證明,當地的勞工規定等。一般帶出國的施工人員是不具備在當地施工的許可,提前了解當地的法規做好預先的計劃。
6)展會(huì )運作
進(jìn)入該階段時(shí),展會(huì )已經(jīng)開(kāi)始,但是展覽工程公司的工作并沒(méi)有結束,負責在展覽期間展臺的維護工作,包括:用電用氣的維護,每天的用電、用氣要安排相關(guān)人員值班維護;制定緊急預案,以便有效應對突發(fā)狀況。
7)展會(huì )結束
展展會(huì )結束之后,展覽工程公司必須負責撤展工作,包括:保護客戶(hù)展品及材料,打包運輸有用物品,妥善處理垃圾,與展館衛生人員填寫(xiě)清潔確認單,最終安全撤展。